Transport Maritime : DOCUMENTS ACCESSOIRES DE LA GESTION ADMINISTRATIVE
Les documents accessoires émis par l’agent maritime sont : le schédule, la demande de cotation, la demande de positionnement, le draft, le booking, l’avis d’arrivée, la facture pro forma, la facture, le container deposit reciept, le reçu de versement de caution et le delivery order.
L’utilisation de certains de ces documents se limite à l’intérieur de l’entreprise. D’autres par contre servent comme document de liaison principalement entre l’agent maritime et le chargeur, le transporteur, le destinataire des marchandises et les autres acteurs de la chaîne logistique.
1) Le Schedule
Il s’agit d’un document d’information client établit pour le service commercial de l’agence maritime. Les donnés de base lui sont fournies par l’armateur. Y figurent les différentes dates d’arrivée (ETA) et de départ (ETD) du bateau par voyage et par port d’escale.
2) La demande de cotation :
Elle est établie par le chargeur et transmise à l’agent maritime (représentant de l’armateur pour établissement d’un devis de transport. Elle donne une description détaillée de la marchandise ; du type d’emballage ; le type de transport choisi et la destination finale.
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3) La cotation
Ce document est établi par l’agent maritime pour le compte du chargeur. Il détermine les conditions de facturation de la marchandise pour le voyage.
4) La demande de positionnement :
Ce document est établi par le booking (service des réservations) et adressé à l’acconnage pour la mise à disposition d’un conteneur pour un client à l’export.
5) La maquette
C’est un formulaire standard fourni par l’agent maritime au chargeur. Il aide à faire la description de la marchandise. Le formulaire rempli sert de document de base pour l’établissement du draft.
6) Le draft
Le draft est un brouillon de connaissement. Il est établi par le service documentation export de l’agent maritime. Après émission, il est ensuite soumis à la procédure interne de validation (généralement par le shipping Manager). A la suite de cette validation, il sert de source pour l’établissement des différents modèles de connaissements.
7) Le booking
Ce document est établi par la section BOOKING de l’agence maritime. Il formalise la réservation d’un espace de chargement sur un navire à la demande du chargeur. Sont but est de faciliter le contrôle du volume de chargement à embarquer sur le navire.
8) L’avis d’arrivée
C’est un document émis par le service « Documentation Import » de l’agence maritime. Il est adressé au destinataire de marchandise, porteur du connaissement ou « NOTIFY PARTY ». On y trouve des renseignements sur la date probable ou effective d’arrivée de la marchandise, la date et le lieu de livraison prévus.
9) La facture pro forma
Ce document est émis par le service « Facturation » de l’agence maritime. Il indique le montant du fret (à l’export) de la marchandise ou le coût estimatif d’une prestation liée à l’exploitation.
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10) La facture
C’est un document comptable reprenant les montants des différentes prestations (fret, surestarie, location, modifications, remise documentaire) dont le propriétaire de la marchandise doit s’acquitter avant de se faire établir un bon de livraison (en anglais DELIVERY ORDER).
11) Container deposit receipt
Document délivré au destinataire de la marchandise par le service « Documentation Import ». Il indique le montant de la caution à verser pour la sortie d’un conteneur plein de l’enceinte portuaire.
12) Reçu de versement de caution
Document établit par le service facturation de l’agence maritime, il atteste le dépôt d’une caution par un client avant la sortie de son conteneur.
13) Delivery order (Bon de livraison)
Le bon de livraison est délivré au client à la suite du règlement de toutes les prestations dues à l’agence maritime par celui. Ce document autorise l’acconier à livrer la marchandise du client après le règlement des factures de manutention.
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